Dokumente velja digitalizirati že ob vstopu v podjetje, saj bodo nato v digitalni/elektronski obliki po njem tudi potovali, sodelovali v poslovnih procesih in uresničevali vse prednosti, ki jih obljublja digitalizacija poslovanja. Digitalizacija vložišča oziroma vhodne pošte je tudi prvi korak na poti k brezpapirnemu poslovanju.

Sprejem, evidentiranje in digitalizacija vhodne pošte

Naloga sodobnega vložišča je, da skrbi za sprejem, pregled in digitalizacijo vseh papirnatih dokumentov in njihovo dostavo naslovnikom v digitalni obliki.

V HC Centru vam pomagamo digitalizirati vložišče in njegove naloge. Poskrbimo za pripravo okolja za digitalizacijo vhodne pošte in dokumentov, njihovo ustrezno nadaljevanje poti v digitalni obliki ter arhiviranje.

Glede na poslovne procese in delovne tokokroge, ki jih uporablja vaše podjetje in so povezani z dokumenti, omogočamo implementacijo različnih oblik likvidacije vhodnih dokumentov. Najpogosteje se podjetja odločajo za digitalizacijo in likvidacijo pošte ter vhodnih računov, seveda pa lahko digitalizacijo poslovanja razširimo tudi na področje naprednega upravljanja naročilnic, pogodb, potnih in servisnih nalogov ter različnih drugih zahtevkov in funkcij (nabava, odsotnosti z dela, kadrovske mape..).

Pretvarjanje dokumentov v elektronsko obliko

Za pretvarjanje dokumentov v elektronsko oziroma digitalno obliko skrbita postopka skeniranja in optičnega prepoznavanja. Prvi zajame vsebino papirnega dokumenta in jo pretvori v digitalno obliko, drugi pa to vsebino prepozna in omogoči napredni programski opremi, da samodejno razvrsti in razdeli dokumente ter jih poveže s posameznimi delovnimi procesi ali nalogami, ki jih je potrebno izvesti v nadaljevanju. V HC Centru poskrbimo, da bo pretvarjanje dokumentov v elektronsko obliko potekalo hitro ter učinkovito.

Mar že občasno skenirate dokumente, nato pa nikoli ne veste, kje točno jih imate?  V HC Centru bomo poskrbeli za vzpostavitev elektronsko hrambe vseh poslovnih dokumentov in učinkovito digitalno sprejemno pisarno, ki bo postala osnovna delovna enota za urejanje vašega elektronskega poslovanja.

Samodejno razvrščanje dokumentov

Avtomatizacija dela z dokumenti znatno zmanjša število napak pri njihovi obdelavi, poleg tega pa zaposlenim prinaša izredno velike prihranke časa. Za naprednejše delo z dokumenti predlagamo uvedbo dokumentnega sistema, ki bo še nadgradil funkcije digitaliziranega vložišča, predvsem pa omogočil nadaljnjo avtomatizacijo, torej samodejno razvrščanje dokumentov ter jih spremljal na njihovi poti skozi podjetje do končne postaje (beri: elektronskega arhiva).

Dokumentni sistem za vsak dokument vzdržuje sled, zato se ta ne more izgubiti in nihče ga ne more založiti. V vsakem trenutku veste, kje v procesu se posamezni dokument trenutno nahaja, kdo mora na njem opraviti naslednjo nalogo in za kakšno opravilo gre.