Kadrovska mapa, oziroma bolj natančno njena digitalizacija, je zadnje čase vroča tema v podjetjih ter predvsem pri kadrovskih strokovnjakih. In čeprav je govoriti o digitalni preobrazbi kadrovskih map eno, je realizacija in izvedba nekaj povsem drugega.
V kolikor vas zanima več o digitalni transformaciji kadrovske mape: kaj je to, zakaj je potrebna, kakšne prednosti prinaša in kako se tega lotiti, potem je ta članek namenjen vam.
Kaj je digitalna transformacija kadrovskih map?
Digitalizacija kadrovskih map je postopek, kjer v celoti digitaliziramo dokumente in kadrovske postopke, s čimer celotni proces postane avtomatiziran in usmerjen v podatke. Transformacija je rezultat digitalizacije in ne gre za sam postopek digitalizacije.
“Ko se digitalna transformacija opravi pravilno, je to kot, da se gosenica spremeni v metulja, toda če jo naredite narobe, je vse, kar imate, res hitra gosenica.”
– George Westerman
Ali naše podjetje potrebuje digitalno kadrovsko mapo?
Vsaka organizacija mora vzdrževati robustno procesno infrastrukturo, zlasti na procesno zahtevnih oddelkih, kot je kadrovska služba. Ročno upravljanje kadrovske mape je okorno, dolgotrajno in predvsem zamudno.
Tudi v današnjih dneh ponavljajoča administrativna opravila vlečejo navzdol učinkovitost upravljanja s človeškimi viri. Raziskave kažejo, da vodje kadrov za administrativne naloge porabijo 3-4 ure na dan. Ročno upravljanje kadrovskih procesov je neučinkovito in posledično podjetju upade produktivnost.
“Da bi resnično sprostili potencial kadrov, moramo dobiti nazaj 12 ur na teden, ki so po nepotrebnem izgubljene za neskončne, vsakdanje naloge.”
– Jen Stroud
Torej, skrajni čas je, da si podjetja prizadevajo za povrnitev dragocenega časa, katerega njihovo kadrovsko osebje vloži v vsakdanje, ponavljajoče se naloge.
Kakšne prednosti prinaša digitalna kadrovska mapa?
Pri digitalni kadrovski mapi bosta veliko (če ne celo vse) stvari, ki ste jih počeli ročno, prevzela računalnik in pametna programska oprema. Z drugimi besedami, tehnologijo boste uporabili sebi v prid in samodejnim postopkom omogočili, da vas osvobodijo dolgočasnih in ponavljajočih se nalog. Poleg tega se boste izognili človeškim napakam, zmanjšali stroške in ustvarili okolju prijazen kadrovski oddelek.
“Kadrovska mapa ni stvar, ki jo počnemo, temveč stvar ki vodi naše podjetje”
– Steve Wynne
Ključne prednosti digitalne kadrovske mape so:
- Izboljšanje odzivnega časa
- Izboljšanje preglednosti
- Doseganje skladnosti z zakonodajo in predpisi
- GDPR skladnost
- Obvladovanje odsotnosti
- Dostop do vpogledov v kadrovsko mapo
- Avtomatizacija postopkov
- Poročila
- Boljša izkušnja zaposlenih
- Zmanjševanje stroškov
Več o prednostih digitalizacije kadrovskih postopkov si lahko preberete tukaj.
Primer digitalne kadrovske mape, ki jo uporabljamo v podjetju HC Center
11 primerov poteka dela in avtomatizacije procesov v digitalni kadrovski mapi
Potek dela je odličen način za razčlenitev in vizualizacijo korakov, ki so potrebni za dokončanje določene naloge v kadrovskih mapah. Lahko so enostavni ali pa zelo kompleksni, zato smo za vas pripravili 11 primerov avtomatizacije postopkov v kadrovskih mapah, katere lahko z uporabo programske opreme Therefore kvalitetno in celostno avtomatizirate.
Več o programski opremi Therefore si lahko prebere tukaj.
1. Zaposlovanje in izbor
Poleg poenostavitve postopka zaposlovanja lahko avtomatizacija pomaga tudi, da se prosilce ustrezno pregleda, opravi zaposlitveni razgovor in odobri. Prosilce, kateri ne zadoščajo minimalnim zahtevam delovnega mesta, se avtomatsko zavrne in tako močno zmanjša časovno obremenitev zaposlenih.
Postopek vas vodi čez celotni proces, od prošnje za zaposlitve, katero lahko prosilci oddajo preko spletne strani ali elektronske pošte, pa vse do odobritve novega zaposlenega.
Primer ocenjevanja potencialnih zaposlenih v podjetju z digitalno kadrovsko mapo
2. Onboarding zaposlenega
Po uspešno zaključenem procesu zaposlovanja je potrebno za novo zaposlenega pripraviti in urediti veliko stvari, zato je proces onboarding razdeljen na vrsto korakov. Vsak korak je lahko delno ali v celoti avtomatiziran in vključuje različne oddelke (IT, računovodstvo, kadrovska služba,…), pri čemer vsak oddelek dobi svojo nalogo v okviru procesa.
Za optimalno izkušnjo se lahko onboarding proces prilagodi glede na delovno mesto – na primer, zaposleni v IT oddelku mora opraviti vrsto različnih usposabljanj in izobraževanj ter pridobiti ustrezne dostope in ključe do IT prostorov, medtem ko se mora zaposleni v prodaji seznaniti s ključnimi strankami in produkti ter izvesti izobraževanje o aktualnem CRM programu.
Primeri avtomatiziranih korakov, v okviru onboarding procesa:
- Podpis pogodbe o zaposlitvi
- Pozdravno sporočilo
- Predstavitev podjetja
- Politike in postopki
- Priprava IT opreme
- Ureditev pravic in dostopov
- Izobraževanja
- Prijava na zdravniški pregled in varstvo pri delu
- Zahtevek za vso potrebno dokumentacijo
- Zadolžitev opreme
3. Upravljanje z dopusti
Proces upravljanja z dopusti omogoča natančen pregled nad zahtevki in datumi ter omogoča popolno sledljivost in ažurnost glede na različne oddelke v podjetju.
Dodatne funkcionalnosti, ki jih omogoča programska oprema Therefore, v okviru procesa:
- Samodejno generirana sporočila in obvestila
- Zgodovina dopustov
- Preostanek letnega dopusta
- Prekrivanje dopusta med zaposlenimi znotraj istega oddelka
4. Plačilne liste
Samodejni uvoz plačilni list v kadrovsko mapo in obveščanje zaposlenih ter hkrati enostavni vpogled v plačilne liste od kjer koli in kadar koli naredi proces popolnoma avtomatiziran in prijazen do uporabnikov.
Dodatna funkcionalnost vprašanj in odgovorov na temo plačilne liste, ki poteka med zaposlenim in vodstvom, naredi sistem še bolj uporaben in nepogrešljiv.
5. Potni nalogi
Namesto vrste e-poštnih sporočil med zaposlenimi, nadzorniki, kadrovsko službo in računovodstvom, zagotovlja digitalizacija zaposlenim preprost obrazec, ki zbira ustrezna soglasja in pošilja informacije, kjer so potrebne, naj si gre za posameznika ali sistem evidenc.
Pregled nad potnimi nalogi, celotno zgodovino in vsemi povezanimi stroški je le še en v vrsti vseh bonusov, ki jih lahko realizirate z uporabo programske rešitve Therefore.
6. Povračilo stroškov
Povračilo stroškov je pomemben del kadrovske službe v podjetjih, zato je ključnega pomena, da se vzpostavi ustrezne postopke. Nadzor in odobritev stroškov je zapleten postopek, ki vključuje več oddelkov.
Avtomatiziran proces omogoča, da se vse skupaj zgodi hitreje, pomaga pri nadzoru in analizi stroškov ter preverja ali obstajajo razna odstopanja od postopkov ter posledično zmanjševanje izdatkov podjetja.
7. Zadolžitev/razdolžitev opreme
Programska oprema Therefore vam omogoča, da zaposlenemu preko enostavnega e-obrazca zadolžite ali razdolžite opremo. Sistem samodejno generira PDF potrdilo, katero uporabnik z nekaj kliki digitalno podpiše.
Celotni proces je transparenten, hiter in prijazen do uporabnika, v kolikor pa se upošteva še takojšnje obveščanje o prejetih in podpisanih dokumentih, se celoten sistem in avtomatiziran proces smatra za resnično nepogrešljivega.
8. Zdravniški pregledi ter varstvo pri delu
Podjetje mora za svoje zaposlene zagotoviti redne zdravniške preglede in usposabljanje o varnosti pri delu. Problem, ki se tukaj pojavi je, da imajo zaposleni te dogodke ob različnih časovnih intervalih, ki so po navadi precej dolgi. To pomeni, da je kadrovska služba dodatno obremenjena z organizacijo in opomniki, saj se ti nahajajo na različnih medijih ter pri različnih zaposlenih.
Rešitev je vsekakor centralni sistem, ki obvešča kadrovsko službo na prihajajoče se dogodke. Avtomatizirani proces omogoča, da kadrovska služba prejme opomnik ob primernem času z vsemi potrebnimi informacijami, ter preveri ali so bili vsi dokumenti, po končanem postopku, ustrezno priloženi in klasificirani.
9. Ocena uspešnosti
Kako lahko naredite proces ocene uspešnosti kot konstruktivno izkušnjo za vse zaposlene? Priprava in dober postopek sta bistvenega pomena. Če nimate razumljivega in dobro načrtovanega pristopa k ocenjevanju uspešnosti, lahko takšni pregledi zlahka naletijo na kritične in negativne odzive.
Digitalizacija nam tukaj omogoča, da kar se da najbolje izkoristimo pravo predlogo za pregled uspešnosti zaposlenih, s čimer se prepričamo, da se vsak pregled izvaja avtomatizirano in kvalitetno.
Primeri avtomatiziranih procesov z uporabo pred-definiranih predlog:
- Mesečna ocena uspešnosti
- Povratne informacije zaposlenih in sodelavcev
- Samoocenjevanje zaposlenih
- Letni razgovori
- Predlogi izboljšav
Zaposleni, vodstvo, kadri in sodelavci imajo pomembno vlogo v celotnem procesu ocene uspešnosti, vendar so lahko rezultati brez definiranega poteka dela nedosledni in prepuščeni dobrim ter slabim navadam. Programska oprema Therefore lahko s pomočjo avtomatizacije ustvari točno to skladnost, ki jo iščemo.
10. Izobraževanja
Pri razvoju podjetja je ključno izobraževanje in usposabljanje zaposlenih, saj le tako dosežemo kvalitetno delo in visoko produktivnost. To je pomemben vidik poslovanja, vendar je administrativno delo dolgotrajen in zamuden postopek.
Z naprednim avtomatiziranim procesom programske opreme Therefore lahko vaš sistem izobraževanj in certificiranj zaposlenih naredite enostaven in učinkovit.
Delovni tok lahko zaposlenim dodeli ustrezno usposabljanje glede na vrsto delovnega mesta in ob različnih časovnih intervalih, spremlja njihov napredek, poroča kadrovski službi o stopnji uspeha in če je potrebno, dodeli ali predlaga dodatno usposabljanje.
11. Offboarding zaposlenega
Popoln offboarding proces je pomemben tako za delodajalce kot za zaposlene. Dober proces ne samo, da učinkovito rešuje vprašanja v zvezi z odstopom, temveč lahko pridobi koristne povratne informacije od zaposlenih, kateri zapuščajo podjetje.
Nekaj primerov potekov dela znotraj offboarding procesa:
- Pridobivanje osnovnih podatkov zaposlenega
- Obveščanje zaposlenih, na katere bo sprememba vplivala
- Načrt in izvedba primopredaje
- Izpolnjevanje in podpis vse potrebne dokumentacije v okviru odhoda
- Izterjava dokumentov in sredstev
- Ukinitev pravic in dostopov
- Prenos znanja in dokumentacije, ter potrditev prenosa znanja
- Poslovilno druženje ali spremno pismo
Zaključek
Naj vam bo všeč ali ne, digitalna kadrovska mapa ni neobvezna. Svet se hitro digitalizira in vse več je uporabnikov, ki vedo, da so take spremembe ključne. Zatorej kadrovska služba in delodajalci preprosto ne morejo (in ne smejo) zaostajati.
Podjetja, ki so digitalno preoblikovala svoje kadrovske funkcije, so dosegla izjemen uspeh: poročajo o visoki finančni uspešnosti, vlagajo v raznolikost na vseh ravneh in imajo zrele strategije za prihodnost. Naslednji val tehnologije bo spodbudil še večjo produktivnost in ta trend je preveč pomemben, da bi ga podjetja lahko prezrla.
Le kdo si ne bi želel investirati v tehnologijo, katera vam bo avtomatizirala procese, zmanjšala zaostanke, preprečila napake, pridobila koristne informacije, samodejno generirala dokumente ter vse skupaj predstavila v uporabniško prijaznem poročilu.
V primeru nadaljnih vprašanj nas lahko kontaktirate, mi pa vam z veseljem priskočimo na pomoč.
