Še vedno ročno likvidirate prejete račune, jih pošiljate med pisarnami in oddelki, ročno vpisujete podatke in jih zlagate v fascikle? Ko jih potrebujete, pa iščete po policah, na katerih naj bi se nahajali?
Obstaja alternativa…
V vsakem podjetju so urejeni računi ključnega pomena, saj mora podjetje vedeti, katere izdatke mora poravnati, komu in do kdaj.
V HC Centru smo problem likvidacije računov rešili s pomočjo dokumentnega sistema Canon Therefore, ki poskrbi za celotno digitalizacijo podjetja. Zaposleni, zadolženi za likvidacijo računov smo hitro ugotovili, da je takšna digitalizacija hitra in pregledna. Račune sicer največkrat prejmemo po elektronski pošti ali kot e-račun, a še vedno prispejo tudi po navadni pošti.
V nadaljevanju vam želimo pokazati, kako ta proces poteka v našem podjetju. Ker smo se tokrat fokusirali zgolj na en proces, vam bomo pokazali, kako obdelamo račun, ki ga prejmemo v papirni obliki.
Na kakšen način deluje likvidacija računov?
1. Račun v papirni obliki najprej skeniramo. S tem postopkom pretvorimo račun v virtualno obliko, sam sistem pa z računa prebere in shrani ključne podatke za evidentitanje: dobavitelja, datum računa, valuto, znesek brez in z davkom ter davek.
Ko potrdimo pravilnost podatkov, gre račun v dokumentni sistem Therefore in začne svoj procesni tokokrog.
Slika 1: Pregled računov, ki jih je potrebno evidentirati.
2. Navodilo za pregled in evidentacijo računa prejme odgovorna oseba.
Pod zavihkom »Potek dela – Moji primerki« najde skenirane vse račune, ki jih je potrebno obdelati. Račun poveže s skenirano dobavnico ali/in naročilom, ki ga je ob naročilu materiala ali storitev odgovorna oseba vnesla v Therefore, ter poskrbi za vnos materiala v ERP sistem, v kolikor je to potrebno. S klikom potrdi, da je bilo njeno delo opravljeno.
Slika 2: Podatki na skeniranem računu.
3. Račun tako potuje do potrjevalca stroškov: v našem primeru je to vodstvo. Račun se lahko potrdi, vrne v ponovno evidentiranje ali se ga zavrne z obrazložitvijo. V kolikor je potrjen, nadaljuje svojo pot do odgovorne osebe v računovodstvu.
Likvidacija računov je zato hitra, enostavna in pregledna, saj daje jasna navodila kdo je zadolžen za kaj ter do kdaj je potrebno zadeve urediti.
V kolikor bi želeli implementirati sistem likvidacije računov v svoje poslovanje, nas kontaktirajte, mi pa bomo zagotovo našli rešitev, prilagojeno za vaše podjetje. Lahko pa si preberete več o prednostih likvidacije računov tukaj.
