Računi so vsekakor eni najpomembnejših dokumentov, katere si želi imeti vsako podjetje zgledno urejeno. Toda, če z računi še vedno delate ročno, torej prejete račune zavajate v knjigo prejetih računov ali morebitne druge preglednice, že ta hip zamujate znatne prihranke časa in denarja. Avtomatizirana likvidacija papirnatih in elektronskih računov ima namreč številne koristi. Zaposleni, ki imajo pogosto opraviti z računi, predvsem direktorji in vodje oddelkov, že za rutinska opravila kakršno je likvidacija računov pogosto porabijo preveč časa in energije.

Predlagamo vam uvedbo elektronske likvidacije računov, saj bo ta odpravila vrsto ročnih aktivnosti, vam poenostavila delo in, kot ugotavljajo raziskave s področja učinkovitosti, v povprečju prihranila okoli 10 evrov na prejeti račun. 10 evrov prihranka po računu, od kje? Mar v vašem podjetju prejetje računa povezujete z aktivnostmi, kot so fotokopiranje, pošiljanje papirnatih računov po podjetju, ročno pretipkavanje postavk in telefonsko preverjanje pravilnosti posameznih postavk? Gre za nepotrebne aktivnosti, ki zaposlenim kradejo čas, podjetju pa denar.

 
Z digitalizacijo likvidacije računov boste pridobili:

• Čas – račun bo po podjetju potoval le še v elektronski obliki in do pravega naslovnika. Čas potrjevanja se bo drastično znižal.
• Denar – kot rečeno, znaša prihranek ob elektronskem potrjevanju računov okoli 10 evrov na račun, zato se naložba v elektronsko likvidacijo računov podjetjem vseh velikosti povrne zelo hitro.
• Natančnost – digitalizacija računov in izjemna zanesljivost optičnega prepoznavanja vsebine vsekakor prekašata ročne vnose in pretipkavanje postavk, pri katerih pogosto prihaja do napak in dodatnih stroškov.
• Produktivnost – hitrejše in natančnejše delo zaposlenih znatno dviga njihovo produktivnost.
• Ugled – hitro in natančno delo z računi dviga tudi ugled podjetja pri poslovnih partnerjih.

Transparentna obdelava računov v poslovnih postopkih

Se vam dogaja, da iščete kak račun, pa ga ne najdete? Rešitev vam na enem mestu omogoči vpogled v celoten življenjski cikel dokumenta/računa, od trenutka ko je bil ta digitaliziran. Vidi se, kdo je kaj in kdaj dodajal, pregledoval ali obdelal na računu.

Kako v množici prejetih računov najti pravega?

Iskati papirnat račun v mapi računov je podobno iskanju igle v kopici sena. A zato urejeno elektronsko vložišče, posebej pa dokumentni sistem poskrbita, da postane to opravilo enostavno in učinkovito – predvsem pa hipno. Zmogljiv iskalnik dokumentnega sistema omogoča iskanje po različnih podatkih posameznega dokumenta, npr. imenih in datumih, ter po zadevah oziroma mapah ali celotni vsebini. Digitalizacija računov poskrbi, da knjiga računov postane uporaben rudnik informacij.

Mobilno potrjevanje računov

Se vam je že kdaj zgodilo, da ste nek račun iskali in skenirali ponovno, čeprav ste isto opravilo izvajali že pred časom, vendar pa dokumenta niste več našli? V HC Centru vam omogočamo, da do vseh za poslovanje ključnih dokumentov, torej tudi računov in pogodb, dostopate kadarkoli in od kjerkoli preko mobilne naprave (pametnega telefona, tablice ali prenosnega računalnika) na varen način. Tako lahko tudi na poslovni poti pregledate in potrdite račune, posredujete dokumentacijo ipd. Nič več vas ne bo presenetilo.