Mar v vašem podjetju občasno skenirate pogodbe ter nikoli ne veste, kje točno se nahajajo?

Pogodbe velja spoštovati. Toda, kaj hitro se lahko pripeti, da podjetje ne zadosti vsem pogodbenim zahtevam, saj pogosto pozabi nanje ali pa preprosto prezre roke, ki so določeni. Zato obstajajo namenske rešitve, ki skrbijo, da nikoli več ne boste pozabili na pogodbene obveznosti.

Mar v vašem podjetju občasno skenirate pogodbe ter nikoli ne veste, kje točno se nahajajo? V HC Centru vam nudimo preverjeno rešitev, ki vzpostavi elektronsko shrambo vseh pogodb. Ta rešitev ne predstavlja zgolj elektronskega arhiva vseh pogodb, temveč deluje kot učinkovita digitalna pisarna, torej tudi digitalna pomočnica, ki spominja na pogodbene obveznosti – npr. iztek licenc, prenehanje veljavnosti tega ali onega delovnega sredstva itd. Tudi če pogodbe prejmete v papirni obliki, se te lahko digitalizirajo, po skeniranju pa samodejno razvrstijo in razdelijo ter povežejo s posameznimi poslovnimi procesi in ključnimi osebami. Hitro in enostavno.

Določi se lahko skrbnika, podpisnika, uporabnik pa lahko pripiše tudi nalogo, ki jo mora izvesti naslednji zaposleni v procesu, rok, do kdaj mora naloga biti opravljena, in dodatne opombe, na kaj mora biti pozoren, da bodo izpolnjena pogodbena naročila. Za pogodbo se, tako kot za vsakim drugim pomembnim poslovnim dokumentom, vzdržuje revizijska sled, zato se ne more izgubiti in nihče je ne more založiti. Zaposleni z ustreznimi uporabniškimi pravicami takoj prikličejo prikaz posamezne pogodbe ali pa iščejo po njeni vsebini.

Rešitev za delo s pogodbami podpira tudi oddaljen dostop, torej lahko do pogodb in njihove vsebine pooblaščeni zaposleni dostopajo tudi preko mobilnih naprav.

Upravljanje s pogodbami – od začetka do konca

V marsikaterem poslovnem okolju se težave z upravljanjem pogodb pojavijo že ob njihovem snovanju in odobravanju. Rešitev za upravljanje pogodb vam pomaga v najkrajšem času pripraviti in uskladiti le-te, kar bodo znali ceniti tudi vaši poslovni partnerji.

Absolutna skrb za pogodbe

Rešitev za upravljanje s pogodbami je namenjena podpori formalno veljavnih poslovnih pogodb ali pa ponavljajočih se dogodkov, zanje skrbi v celotnem »življenjskemu ciklu« oziroma obdobju veljavnosti in vključuje naslednje osnovne funkcionalnosti:

• Opozarjanje skrbnika pogodbe o potrebni aktivnosti na veljavni pogodbi.
• Napredno iskanje pogodb kot tudi iskanje po ključnih besedah, npr. pregled aktivnih in neaktivnih pogodb.
• Dodajanje pravic vpogleda v pogodbo posamičnim uporabnikom ali skupinam.
• Določanje glavnega skrbnika pogodbe, ki nadzoruje življenjski cikel pogodbe, podaljšanje in zaključevanje veljavnosti, določanje pravic na pogodbi,…
• Avtomatsko obveščanje uporabnikov o dodeljenih pravicah vpogleda do določene pogodbe preko e-pošte.
• Možnost določanja pravic vpogleda glede na posamezne tipe pogodb.
• Mobilni dostop do pogodb in njihove vsebine.