Elektronsko podpisovanje je postopek, pri katerem se za podpis dokumenta, sporazuma ali pogodbe uporabljajo elektronska sredstva, ki omogočajo overitev avtentičnosti dokumentov.
V podjetjih se elektronsko podpisovanje uporablja za poenostavitev postopka podpisovanja dokumentov. To lahko vključuje pogodbe z zaposlenimi, pogodbe s strankami, naročila ali račune, kar omogoča hitro in učinkovito podpisovanje in obdelavo teh dokumentov, ne da bi jih bilo treba fizično podpisati ter si jih pošiljati po pošti.
Tradicionalno je ta proces vključeval ročno izdelavo, distribucijo, podpisovanje in shranjevanje pogodb, kar je pogosto povzročalo zamude, napake in težave pri sledljivosti.
Zato sledi, da so prednosti elektronskega podpisovanja za podjetja večja učinkovitost in hitrost postopka, saj govorimo o podpisovanju na daljavo. Poleg tega so elektronski podpisi v številnih državah tudi pravno zavezujoči. Dodatna prednost za podjetja je, da elektronsko podpisovanje odpravlja potrebo po fizičnem shranjevanju papirnatih dokumentov, kar prihrani prostor in vire. Dokumenti so shranjeni v elektronski obliki in so pooblaščenemu osebju zlahka dostopni.
Na splošno lahko elektronsko podpisovanje močno izboljša učinkovitost in varnost poslovnih transakcij, hkrati pa zmanjša stroške in količino dela ter odpadnega papirja.
V kolikor se v vašem podjetju srečujete z izzivi na tem področju, vas zanimajo prednosti elektronskega podpisovanja dokumentov ali pa bi radi izvedeli, kako smo zadeve integrirali v našem podjetju HC Center, potem si preostanek članka vsekakor preberite.
KAJ TOČNO POMENI ELEKTRONSKO PODPISOVANJE POGODB IN KDO SO ZUNANJI PONUDNIKI?
Elektronsko podpisovanje pogodb je postopek, pri katerem se uporabljajo digitalni podpisi za potrjevanje in veljavnost dokumentov. Namesto tradicionalnega papirnatega podpisa se uporabljajo digitalni podpisi, ki so pravno zavezujoči in varni. Zunanji ponudniki elektronskega podpisovanja so specializirana podjetja, ki zagotavljajo platforme in storitve za elektronsko podpisovanje, kot so Scrive, DocuSing, AdobeSign… Ti ponudniki omogočajo enostavno izmenjavo in podpisovanje pogodb v digitalni obliki, kar olajša poslovne procese, izboljša učinkovitost ter povečuje varnost in sledljivost pri upravljanju pogodb.
“Elektronsko podpisovanje je revolucionarna in varna inovacija, ki spreminja način, kako podjetja izvajajo posle in sklepajo pogodbe v digitalnem svetu.”
– Elon Musk
ALI JE ZADEVA VARNA IN SKLADNA?
Da, elektronsko podpisovanje pogodb, s pomočjo priznanih zunanjih ponudnikov, je varna praksa. Ti ponudniki uporabljajo napredne tehnologije in varnostne mehanizme, da zagotovijo zaščito podatkov in zasebnosti. Uporabljajo kriptografske metode za šifriranje podatkov ter zagotavljajo avtentikacijo podpisnikov. Poleg tega upoštevajo tudi pravne smernice in zakonodajo v zvezi z elektronskim podpisovanjem, kot je eIDAS uredba v Evropski uniji, kar zagotavlja pravno veljavnost elektronskih podpisov.
“Varnost je ključni element elektronskega podpisovanja. Ko gre za zaupanje in varnost digitalnih transakcij, elektronski podpisi postanejo temeljni gradnik sodobnega poslovnega sveta.”
– Bill Gates
KAKO SMO ELEKTRONSKO PODPISOVANJE INTEGRIRALI V NAŠEM PODJETJU HC CENTER?
Predstavljamo vam 3 korake, kako na enostaven način integrirati elektronsko podpisovanje pogodb v podjetje. Ne skrbite, pri integraciji vam lahko vedno priskočimo na pomoč.
- Prvi korak pri implementaciji procesa upravljanja s pogodbami in integracije z elektronskim podpisovanjem dokumentov je vsekakor izbira varne in zanesljive platforme, ki vse to omogoča. V podjetju HC Center uporabljamo programsko opremo Canon Therefore, ki je izredno zmogljiva platforma za upravljanje z dokumenti in katera omogoča organizacijam centralizirano upravljanje, sledenje in obdelavo različnih vrst dokumentov, vključno s pogodbami, ter avtomatizacijo vseh procesov v podjetju.
Več o programski opremi Canon Therefore si lahko prebere tukaj.
- Drugi korak je izvedba digitalizacije celotnega procesa upravljanja s pogodbami z uporabo programske opreme Canon Therefore. Kot izkušeni integratorji z večletnimi izkušnjami na področju digitalizacije poslovanja in ponudniki oblačnih storitev smo celotno zadevo postavili v našem HC Cloud-u , kar omogoča najem celovite rešitve.
“Pri računalništvu v oblaku gre za to, kako delate in ne za to, kje delate.”
– Paul Maritz
Dodatne informacij o procesu upravljanja pogodb si lahko preberite tukaj.
- Tretji korak je izbira zunanjega ponudnika za elektronsko podpisovanje dokumentov, ki je varen in zaupanja vreden, ter integracija z izbrano platformo. Canon Therefore omogoča integracijo z različnimi zunanjimi ponudniki, v podjetju HC Center smo se odločili za integracijo z rešitvijo Scrive.
Scrive je specializirana rešitev za elektronsko podpisovanje, ki ponuja varno in preprosto upravljanje s pogodbami. Integracija omogoča uporabnikom enostavno in avtomatizirano pošiljanje dokumentov ter elektronsko podpisovanje pogodb. Dokumenti podpisani s Scrive, so v skladu z globalnim pogodbenim pravom in se lahko uporabljajo kot dokaz v sodnih postopkih. Scrive je tudi popolnoma skladen z GDPR in zakonodajo EU, kot je eIDAS uredba.
Za celotno implementacijo elektronskega podpisovanja pogodb torej potrebujete tri zadeve:
- varno in zanesljivo platformo, ki bo omogočala shranjevanje dokumentov in avtomatizacijo procesov (v našem primeru platforma Canon Therefore)
- digitalizacija procesa za upravljanje s pogodbami na izbrani platformi (v našem primeru proces upravljanja s pogodbami)
- integracija samega procesa z zunanjim ponudnikom elektronskega podpisovanja na izbrani platformi, kar vam prinaša tudi številne prednosti, ki jih bomo omenili v nadaljevanju
V podjetju HC Centru vam nudimo najrazličnejše načine izvedbe digitalizacije vašega podjetja in vam lahko v celoti implementiramo vse tri omenjene korake. Za več informacij o digitalizaciji poslovanja si lahko preberete tukaj.
6 PREDNOSTI INTEGRACIJE ELEKTRONSKEGA PODPISOVANJA DOKUMENTOV
- Hitrost: Elektronsko podpisovanje pogodb omogoča hitro in enostavno izmenjavo pogodb med vsemi udeleženimi strankami. Namesto dolgih čakalnih dob za poštno dostavo in fizično podpisovanje, lahko pogodbe enostavno pošljemo preko spleta neposredno v vmesniku programa Therefore. To omogoča takojšnje sodelovanje in podpisovanje ter pospešuje celoten proces upravljanja s pogodbami.
- Večja učinkovitost: Integracija Scrive s programom Canon Therefore omogoča centralizirano shranjevanje, upravljanje in sledenje pogodbam. Vsi dokumenti in informacije o pogodbah se varno hranijo v sistemu Therefore, kar omogoča enostaven dostop in obdelavo. S tem se zmanjšujejo zamude, povečuje produktivnost in zmanjšujejo napake pri upravljanju s pogodbami.
- Pravna veljavnost in varnost: Elektronski podpisi so pravno veljavni ter varni in sledljivi. Integracija zagotavlja zaščito podatkov in omogoča preverjanje pristnosti podpisnikov. Poleg tega je mogoče s programom Canon Therefore določiti omejitve dostopa, nadzorovati pravice uporabnikov ter zagotoviti zaupnost in varnost podatkov, kar povečuje zaupanje in zmanjšuje tveganje za nepooblaščen dostop do pogodb.
- Boljša sledljivost in nadzor: Vsaka aktivnost, povezana s podpisovanjem pogodb, se beleži in shranjuje. To vključuje zgodovino sprememb, časovne žige in potrdila o prejemu. Zato je mogoče natančno slediti vsakemu koraku v procesu, kar zagotavlja transparentnost in skladnost s predpisi.
- Avtomatizacija procesov: Integracija Scrive s programom Canon Therefore omogoča avtomatizacijo številnih procesov upravljanja s pogodbami. Na primer, določite lahko predloge pogodb, avtomatsko generirate dokumente, dodelite pravice za podpisovanje, nastavite opozorila o poteku veljavnosti in avtomatizirate obvestila. To zmanjšuje potrebo po ročnem delu, povečuje učinkovitost in zagotavlja doslednost v celotnem procesu upravljanja s pogodbami.
- Boljša uporabniška izkušnja: Integracija omogoča enostavno uporabo in intuitiven proces podpisovanja za uporabnike, kar izboljšuje uporabniško izkušnjo in zmanjšuje administrativno breme. Zmanjša se potreba po preklapljanju med različnimi orodji, kar prihrani dragoceni čas in prispeva k večji učinkovitosti in zadovoljstvu uporabnikov ter hkrati zmanjšuje vpliv papirnih dokumentov na okolje z digitalizacijo celotnega postopka podpisovanja.
“Integracija programske opreme je kot čarobni most, ki združuje različne tehnologije in omogoča njihovo usklajeno delovanje. S tem se odprejo vrata k boljši usklajenosti, učinkovitosti in konkurenčni prednosti. Ne omejujte se na izolirane sisteme, ampak izkoristite moč integracije za uspeh vašega podjetja.”
– Elon Musk
Za organizacije je ključnega pomena, da se prilagodijo in izkoristijo prednosti sodobne tehnologije. Elektronsko podpisovanje pogodb je postalo standardna praksa v poslovnem svetu, ki omogoča optimizacijo procesov in izboljšanje poslovnih rezultatov. Organizacije, ki se odločijo za uporabo rešitev, kot je Scrive v kombinaciji s programom Canon Therefore, bodo imele pomembno konkurenčno prednost, saj bodo lahko učinkoviteje upravljale s pogodbami in se hitreje odzvale na potrebe strank.
