Je digitalizacija poslovanja sploh nujna?
Sodobni, dinamični način poslovanja od nas nenehno zahteva prilagoditve, ki optimizirajo čas ter poenostavijo poslovne procese.
Da bi ostali konkurenčni, elektronsko poslovanje ni več le vprašanje, na katerega bi odgovorili z DA ali NE, temveč KAKO se bo podjetje tega lotilo.
Namen digitalizacije je, da procesi z svojo hitrostjo in natančnostjo delujejo kot dobro naoljen stroj. Zato sta končna cilja, ki ju želimo z doseči, dva:
- Želimo uvesti brezpapirno poslovanje, torej digitalizirati dokumente v papirni obliki. Prvi korak predstavlja digitalizacija vložišča, oz. vhodne pošte. To so lahko računi, pogodbe, naročilnice… Te nato potujejo do odgovorne osebe v podjetju, ki dobi jasno nalogo, kaj je potrebno s tem dokumentom narediti.
- Digitalizacija internih procesov: Samodejno izvajanje poslovnih opravil na dokumentih glede na vloge posameznih poslovnih uporabnikov, prav tako se zaposlenim omogoča takojšen dostop do podatkov in informacij, ki jih potrebujejo in hkrati onemogočanje pogleda dokumentov tistim, ki teh pravic nimajo.
Glavne prednosti, zaradi katerih se podjetja odločijo za elektronsko poslovanje, so:
- zniževanje stroškov, povezanih z smotrnim delovanjem poslovnih procesov
- kronološko urejeni in varno arhivirani dokumenti;
- dostopnost dokumentov kadarkoli in kjerkoli, tudi preko mobilnih naprav;
- sledljivost dokumentov;
- prihranki časa zaposlenih in posledično večja produktivnost;
- lažja zakonska skladnost;
Kako izbrati pravo orodje za digitalizacijo?
Ponudnikov na trgu je več, prav tako se močno razlikujejo cene ter same funkcionalnosti. V HC Centru imamo dolgoletne izkušnje s platformo Therefore, globalnega ponudnika Canon. Glavna prednost, ki nam jo ponuja, je popolna prilagodljivost, kar nam omogoča digitalizacijo vseh poslovnih procesov, ne glede na individualne potrebe naročnika.
Zadeva, ki nas nad slednjo platformo navdušuje je močno iskalno orodje za iskanje po vsebini dokumentov, ki ga Therefore omogoča. Vse dokumente, ki jih shranimo, sistem samodejno v ozadju pregleda in tekste pretvori v zapis, po katerem je mogoče iskati vsebino.
Ne glede na to, na kakšen način upeljete elektronsko poslovanje v vaše podjetje, je ključno, da prehod poteka čim bolj gladko. Hkrati pa je pomembno, da je orodje finančno dostopno in da nudi vse funkcionalnosti, ki jih podjetje potrebuje.
Če imate še kakršnokoli vprašanje glede digitalizacije podjetja, vas z veseljem povabimo, da našim profesionalcem s tega področja zastavite vaša vprašanja na prodaja@hc-center.com ali pa nas kontaktirate tukaj.
